Organisatorischer über Prozesse denken: Eine neue Perspektive auf Kanban

In den letzten Jahren hat das Verständnis von Prozessmanagement und der Anwendung von Kanban-Methoden einen fundamentalen Wandel erfahren. Der Fokus liegt nicht mehr nur auf der reinen Abwicklung von Aufgaben, sondern auf den Beziehungen zwischen verschiedenen Prozessen und deren Effektivität. Die zentrale Frage ist, wie gut diese Beziehungen arbeiten und wie sie optimiert werden können, um maximale Effizienz und Produktivität zu gewährleisten. In diesem Artikel wird dargelegt, wie das „organisatorische Denken“ auf die Gestaltung von Kanban-Boards und die betrachteten Prozesse angewendet werden kann, um deren Effektivität und Effizienz zu steigern.

Das Konzept des „organisatorischen Denkens“ stellt die Beziehung zwischen den unterschiedlichen Aspekten einer Organisation in den Vordergrund. Anstatt Kanban-Boards lediglich als Mechanismus zur Verfolgung der Fortschritte in einzelnen Arbeitsschritten zu nutzen, fordert diese Perspektive dazu auf, die vertikalen Linien auf dem Board als Beziehungen zwischen den verschiedenen Aktivitäten zu begreifen. Jede Linie steht nicht nur für einen Übergang von einer Phase zur nächsten, sondern symbolisiert die Wechselwirkungen und Abhängigkeiten zwischen den darüber liegenden und den darunter liegenden Tätigkeiten.

Beziehungen als Schlüssel zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Ein effektives Kanban-Board kann als Werkzeug verwendet werden, um nicht nur den Fortschritt des Arbeitspensums zu visualisieren, sondern auch um die Qualität der Beziehungen zwischen den einzelnen Phasen zu bewerten. Es ist bedeutsam, sich zu fragen, ob die Beziehungen zwischen den Prozessschritten optimal gestaltet sind und ob es Hindernisse gibt, die den Fluss der Arbeit behindern. Diese Reflexion kann dazu führen, dass bestehende Probleme identifiziert und in kollektiven Diskussionen gelöst werden.

Diese Problemlösungsansätze fokussieren sich auf Fragestellungen wie:

–  Werden Arbeitsschritte zu früh, zu spät oder von den falschen Personen durchgeführt?
–  Ist der Detaillierungsgrad der Arbeit angemessen oder über- bzw. untergesteuert?
–  Welche Tätigkeiten sollten isoliert oder besser in Zusammenarbeit angegangen werden?

In dem Teams gezielt vertikale Linien auf ihrem Kanban-Board auswählen und analysieren, können sie gezielte Verbesserungen erzielen. Diese Vorgehensweise kann die Effizienz der Arbeit signifikant steigern und ein besseres Verständnis für die interdisziplinäre Zusammenarbeit schaffen.

Es ist auch essenziell, den Unterschied zwischen Koordination, Kooperation und Kollaboration zu verstehen. Die Optimierung dieser Interaktionen ist entscheidend für die Effizienz der Teamarbeit. Während Koordination oft routinemäßig erfolgt, bedarf es bei Kooperation und Kollaboration aktivem Engagement und kreativer Zusammenarbeit.

Die Herausforderung besteht darin, herauszufinden, wann welche Art der Zusammenarbeit am besten geeignet ist. Ein einheitliches Vorgehen gewährleistet nicht, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden könnten. Daher ist es ratsam, nach jeder Arbeitseinheit das Vorgehen zu reflektieren und zu bewerten, ob die gewählte Strategie erfolgreich war.

Zusammenfassung

• Der Fokus im Prozessmanagement verlagert sich von Tätigkeiten hin zu den Beziehungen zwischen den verschiedenen Prozessphasen.
• Ein gezieltes Hinterfragen der vertikalen Linien eines Kanban-Boards kann bestehende Probleme aufdecken und zu Effizienzsteigerungen führen.
• Die Unterscheidung zwischen Koordination, Kooperation und Kollaboration ist entscheidend für die Optimierung der Teamarbeit.

Was Operations-Profis wissen sollten

Die Relevanz dieses Themas für Operations-Profis ist offensichtlich: Prozesse sind das Rückgrat jeder Organisation, und wie gut sie ineinandergreifen, entscheidet wesentlich über den Erfolg.

Um die Effizienz zu verbessern, sollten Operations-Profis aktiv die Beziehungen zwischen den Prozessen an ihrem Kanban-Board analysieren und regelmäßig die Dynamiken in ihren Teams hinterfragen. Maßnahmen wie regelmäßige Reflexionen über die Zusammenarbeit und gezielte Team-Meetings können dazu beitragen, die Fließgeschwindigkeit der Arbeit zu erhöhen und Fehler frühzeitig zu erkennen.

Die Konsequenzen für das Tagesgeschäft sind weitreichend: Ein verbessertes Verständnis für die zwischenmenschlichen und prozessualen Beziehungen kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Teamkultur stärken und zu einer insgesamt proaktiveren Arbeitsweise führen. Indem Probleme frühzeitig erkannt und adressiert werden, lassen sich langfristige Fehler und Missverständnisse vermeiden, was letztendlich die gesamte Organisation stärkt.

Diese Zusammenfassung basiert auf dem Beitrag Thinking More Organisationally About Process
Quelle: Kanban Zone