Traditionelle Operations-Management-Ansätze und die Grenzen ihrer Effizienz

In der heutigen Geschäftswelt vertrauen viele Unternehmen weiterhin auf manuelle Dateneingaben, die Verwendung von Tabellenkalkulationen und siloartige Entscheidungsfindungsprozesse. Diese Methoden bringen zahlreiche Herausforderungen mit sich. Jede Übergabe von der Beschaffung zur Produktion bis hin zur Qualitätskontrolle eröffnet Möglichkeiten für Fehler, Verzögerungen und Nacharbeiten. Solche Ineffizienzen führen zu längeren Durchlaufzeiten, unzufriedenen Kunden und steigenden Kosten. Aus der Perspektive der Lean-Philosophie sind dies klassische Beispiele für Verschwendung: Warten, Mängel und unnötige Bewegungen.

Generative KI als neues Lean-Werkzeug

Die Integration von generativer KI in Operations-Management-Prozesse kann Unternehmen dabei unterstützen, die genannten Herausforderungen effizient zu bewältigen. Ein effektiver erster Schritt besteht darin, den aktuellen Prozess mithilfe von Value Stream Mapping zu analysieren. Hierbei identifizieren Unternehmen jeden Schritt, den ein Auftrag oder ein Wartungsantrag durchläuft, und notieren, an welchen Stellen Aufgaben sich stauen oder Fehler auftreten. Ein entscheidender Aspekt ist die Frage, wo KI nicht wertschöpfende Tätigkeiten eliminieren kann.

Eine der grundlegenden Möglichkeiten ist der Einsatz von AI Copiloten, die durch Tausende von Wartungsprotokollen in Sekundenschnelle scannen und nur die Auffälligkeiten herausfiltern, anstatt die manuelle Überprüfung aufrechtzuerhalten. Dies ist nicht nur zeitsparend, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern.

Fehlervermeidung durch Poka Yoke kann wesentlich einfacher durch generative KI implementiert werden. Während in herkömmlichen Prozessen bereits ein falsch eingegebener Ziffernwert oder eine übersehene Genehmigung zu umfassenden Problemen führen kann, sorgt KI dafür, dass an jedem Berührungspunkt Validierungsprüfungen durchgeführt werden. So wird beispielsweise bei der Beschaffung die Lieferantendatenverifizierung oder beim Finanzwesen die Überprüfung von Rechnungsbeträgen automatisiert. Dadurch können Fehler vermieden werden, bevor sie durch den Wertstrom propagiert werden.

Die Nutzung von AI-unterstützten Workflows kann Unternehmen zudem dazu führen, dass sie von dem klassischen „Batch and Queue“-System zu einem „One-Piece Flow“ übergehen. Anstatt auf eine manuelle Bearbeitung einer großen Anzahl von Aufträgen zu warten, kann KI jeden Auftrag sofort an das zuständige Team weiterleiten. Teams arbeiten also nur an dem, was in Echtzeit nachgefragt wird, was die durchlaufzeit, die Bestände und die Kosten für die Lagerung von ungenutzten Arbeiten reduziert.

Wichtig ist, dass Lean nicht den Ersatz von Menschen durch Maschinen bedeutet. Das Ziel besteht darin, die Kreativität der Mitarbeiter zu fördern. Während KI sich um sich wiederholende Analysen kümmert—wie die Prognose der Nachfrage, die Überprüfung von Verträgen oder die Suche nach Qualitätsabweichungen—können Teams sich auf die Ursachenanalyse konzentrieren. Das fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der Frontmitarbeiter kleine Experimente (Kaizen) vorschlagen, die in ihrer Gesamtheit zu erheblichen Verbesserungen führen.

Um konkrete Vorteile aufzuzeigen, können Beispiele aus der Praxis dienen:

Ein global tätiger Hersteller implementierte beispielsweise einen „Techniker-Wartungs-Copiloten“, der die Diagnosezeit von Ausrüstungsfehlern um 40 Prozent reduzierte, indem er Sensordaten, historische Protokolle und Expertenanmerkungen zusammenführte. Dadurch bleibt den Technikern mehr Zeit, komplexe Probleme zu lösen, anstatt Daten zu suchen.

Ein multinationales Unternehmen der Rohstoffbranche nutzte KI zur Optimierung der Vertragsprüfung, was zu Einsparungen von 15 Millionen Dollar führte, da gewährleistet wurde, dass die Zahlungsbedingungen den besten Praktiken entsprachen. Teams erhielten dadurch sofortige Einblicke, was ihre Verhandlungsposition stärkt.

Für die erfolgreiche Implementierung von Lean-KI gibt es einige bewährte Vorgehensweisen:

– Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, das sich auf einen hochpriorisierten Anwendungsfall konzentriert und beabsichtigen Sie, diese Lösung später auszuweiten. Indem das ROI schnell bewiesen wird, lassen sich auch Führungskräfte leichter überzeugen.
– Binden Sie frühzeitig die cross-funktionalen Teams ein, da KI-Projekte besonders an Prozessübergaben erfolgreich sind. Die Einbeziehung von Beschaffung, IT, Operations und Finanzabteilungen in die Analyse der Ist-Zustände sichert, dass die KI-Lösung den realen Arbeitsabläufen entspricht.
– Setzen Sie auf Datenverwaltung: Wenn Daten fehlerhaft oder fragmentiert sind, werden die Ergebnisse der KI ungenau sein. Klare Protokolle zur Datenverantwortung und -qualität sind wichtig, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.
– Fördern Sie eine Experimentierkultur, in der Mitarbeiter ermutigt werden, Anpassungen vorzuschlagen und Veränderungen in einem Plan-Do-Check-Act-Zyklus zu testen und zu standardisieren.

Zusammenfassung

• Traditionelle Operations-Management-Ansätze sind oft ineffizient und anfällig für Fehler.
• Generative KI kann Prozesse optimieren, Fehler vermeiden und die Kreativität der Mitarbeiter fördern.
• Best Practices für die Implementierung von Lean-KI umfassen den Start mit Pilotprojekten und die Einbeziehung cross-funktionaler Teams.

Was Operations-Profis wissen sollten

Die Relevanz des Themas generativer KI im Bereich Operations-Management ist unbestreitbar. Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen, bestehende Prozesse nachhaltig zu verbessern und Ressourcen effizienter einzusetzen. Operations-Profis sollten darauf achten, dass die Integration von KI nicht nur technologische Veränderungen mit sich bringt, sondern auch einen kulturellen Wandel erfordert.

Es ist wichtig, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um Generative KI sinnvoll zu implementieren und weitreichende Beteiligung zu fördern. Die Konsequenzen dieser Transformation betreffen das Tagesgeschäft erheblich. Ein besserer Workflow führt zu kürzeren Zykluszeiten, weniger Fehlern, reduzierten Kosten und einer Steigerung der Kundenzufriedenheit. Durch die Adaption moderner Technologien wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess gefördert, der letztendlich einen Wettbewerbsvorteil sichert.

Diese Zusammenfassung basiert auf dem Beitrag Gen AI in Operations: A Lean Approach to Sustained Productivity
Quelle: LeanScape