5 Wege zur Festlegung von KPIs, die tatsächlich die Leistung steigern
In der heutigen Geschäftswelt ist das Festlegen und Verfolgen von Key Performance Indicators (KPIs) entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Viele Organisationen setzen KPIs jedoch, ohne die potenziellen Vorteile, die diese Kennzahlen bieten können, wirklich zu nutzen. Oft werden Kennzahlen nur aus Pflichtgefühl verfolgt, was zu Verwirrung, verschwendeten Ressourcen und sogar zu schädlichem Verhalten führen kann. Wenn Teams dazu neigen, bedeutungslose Metriken nur zur Erreichung eines Ziels zu verfolgen, wird schnell klar, dass hier Handlungsbedarf besteht. In diesem Artikel zeigen wir fünf praktikable Möglichkeiten, wie Unternehmen KPIs festlegen können, die tatsächlich die Leistung steigern. Sie erfahren, wie Sie KPIs mit den Geschäftszielen verknüpfen, sie handlungsfähig gestalten und häufige Fehler vermeiden, die KPIs nutzlos machen.
Erste Vorgehensweise: KPIs mit den Geschäftszielen verknüpfen
KPIs, die keine klare Verbindung zu den strategischen Unternehmenszielen haben, sind meist nur „schöne Zahlen auf dem Papier“. Um in der Praxis nützlich zu sein, müssen KPIs direkt zur Verbesserung des Unternehmens beitragen. Vor der Festlegung eines KPIs sollte eine wesentliche Frage gestellt werden: Beeinflusst dieser KPI ein strategisches Ziel direkt? Können durch die Verfolgung dieses Metrik sinnvolle Maßnahmen eingeleitet werden? Ist der KPI für das zuständige Team relevant?
Beispielsweise ist es effektiver, die pünktliche Lieferquote zu verfolgen, wenn das Ziel darin besteht, die Durchlaufzeit zu reduzieren, anstatt allgemein die Gesamtproduktion zu messen. Bei einem Ziel zur Qualitätsverbesserung ist die Fokussierung auf die Fehlerquote pro Einheit weitaus wertvoller als einfach die Anzahl der Gesamtfehler zu zählen. Die Verwendung von Methoden wie Hoshin Kanri oder einer X-Matrix hilft dabei, übergeordnete Geschäftsziele in messbare KPIs auf allen Ebenen der Organisation zu zerlegen und sicherzustellen, dass jeder KPI eine verantwortliche Person hat.
Zweite Vorgehensweise: SMART-Kriterien anwenden
Eine unscharfe KPI wie „Steigerung der Produktionseffizienz“ ist wenig hilfreich, weil sie keine klare Definition oder einen Zeitrahmen hat. Hier kommen die SMART-Kriterien ins Spiel: Ein SMART KPI ist spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Zum Beispiel wäre ein SMART KPI: „Reduzierung der Zykluszeit um 10 % innerhalb von 6 Monaten“ klar definiert und hat einen festgelegten Zeitrahmen.
Um SMART-Kriterien auf KPIs anzuwenden, sollte zunächst ein breites Ziel festgelegt werden, gefolgt von einer klaren Definition, wie die Fortschritte verfolgt werden. Realistische Ziele und eine regelmäßige Überprüfung des Fortschritts fördern darüber hinaus die Erreichung dieser Ziele und helfen, die Motivation des Teams aufrechtzuerhalten.
Dritte Vorgehensweise: Ausgewogene Verwendung von führenden und nachlaufenden Indikatoren
Nicht alle KPIs sind gleichwertig. Während einige zukünftige Leistungen vorhersagen, informieren andere lediglich über vergangene Ergebnisse. Die ausschließliche Fokussierung auf nachlaufende Indikatoren bedeutet oft, dass Unternehmen nur reaktiv handeln können, anstatt proaktiv Verbesserungen zu erzielen. Daher ist es wichtig, sowohl führende als auch nachlaufende Indikatoren zu berücksichtigen.
Ein nachlaufender KPI wie die Fehlerquote gibt Aufschluss darüber, was bereits geschehen ist, während ein führender KPI wie die erste Durchlaufquote Informationen liefert, die es ermöglichen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Für jeden nachlaufenden KPI sollte ein entsprechender führender KPI definiert werden, um eine proaktive Verbesserung der Leistung zu fördern.
Vierte Vorgehensweise: KPIs handlungsfähig und sichtbar machen
Ein KPI ist nur dann nützlich, wenn er sichtbar und handlungsfähig ist. Teams müssen in der Lage sein, Daten in Echtzeit zu sehen und zu verstehen, was zu tun ist, wenn Ziele verfehlt werden. Der Einsatz von Visualisierungswerkzeugen, wie Dashboards und Trenddiagrammen, kann helfen, KPI-Daten für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen.
Die regelmäßige Überprüfung der KPIs – zum Beispiel in täglichen Besprechungen – sorgt dafür, dass die Teams die Leistungsschwankungen schnell erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen können. Ein klarer Eskalationsprozess sollte definiert werden, sodass im Falle von Leistungsfeldern, die unter dem Soll liegen, sofortige Maßnahmen ergriffen werden
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