Die versteckten Kosten unorganisierter Arbeitsabläufe – und wie man sie behebt

Erleben Sie oft, dass Ihr Team durch unorganisierte Workflows abgelenkt wird, während wertvolle Zeit für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele verloren geht? In diesem Artikel zeigen wir die wahre Tragik unstrukturierter Arbeitsabläufe und wie Workflow-Optimierung Ihr Team leistungsfähiger macht. Gemeinsam entdecken wir die versteckten Kosten, die Unternehmen in Form von Ressourcenverschwendung und Innovationsverlust betreffen, und erlernbare Methoden zur Verbesserung der Arbeitsabläufe unter Nutzung von Prozesskarten und optimierten Methoden.

Unorganisierte Workflows sind oft für Unternehmen ein unsichtbares Problem, dessen Folgen sich erst bemerkbar machen, wenn die Effekte nicht mehr ignoriert werden können. Angesichts einer Flut von E-Mails und verstreuten Informationen wendet ein Projektmanager viel Zeit darauf auf, den Überblick zu behalten, anstatt an der Projektentwicklung zu arbeiten. Die Dimensionen, in denen diese unorganisierten Workflows ein Unternehmen belasten, sind kaum zu überschätzen. Studenten verbringen Stunden mit manueller Dateneingabe, was zu höheren Fehlerquoten, inkonsistenten Arbeitsabläufen und schlussendlich zu einem geringeren Kundenzufriedenheitsniveau führt.

Die Gesichtspunkte dieser versteckten Kosten sind weitreichend. Oft führen fehlende Prozesskarten oder visuelle Systeme wie Kanban dazu, dass Teammitglieder in unterschiedliche Richtungen gezogen werden. Ein typischer Marktzeiger sind sich überschneidende Verantwortlichkeiten und ineffektive Ressourcenzuweisung, wodurch sich fehlerhafte Abläufe und unzureichende Ergebnisse manifestieren. Experten des Modus Institute haben festgestellt, dass diese „weichen“ Kosten schwerwiegende Auswirkungen auf die Mitarbeiterleistung und das Vertrauen der Kunden haben.

Zusammenfassung der versteckten Kosten unorganisierter Workflows

• Verlorene Zeit und doppelte Anstrengungen durch ineffiziente Abläufe.
• Steigende Fehlerquote und manuelle Eingriffe führen zu größeren Problemen.
• Schlechte Kundenerfahrungen und Mitarbeiterfluktuation schmälern langfristig den Unternehmenserfolg.

Was Operations-Profis wissen sollten

Im Kontext des Operations Managements stellt sich die Frage, warum das Thema der Workflow-Optimierung von zentraler Bedeutung für den Geschäftserfolg ist. Unorganisierte Arbeitsabläufe sind nicht nur ein Ärgernis; sie schränken die Produktivität und Effizienz erheblich ein. Durch klare Prozesse und optimierte Workflows ermöglicht es Operations-Profis, die Effizienz zu steigern und eliminates Effizienzverluste.

Erlassene Maßnahmen, die ein Operations-Profi einleiten sollte, umfassen die Implementierung effektiver visueller Systeme wie Kanban-Boards zur Verbesserung und Sichtbarkeit der Arbeitsabläufe sowie die Durchführung regelmäßiger Retrospektiven zur kontinuierlichen Prozessverbesserung. Durch WIP-Grenzen (Work-In-Progress) wird die Überlastung der Teams verringert, sodass sich die Mitglieder auf die Erledigung weniger Aufgaben konzentrieren können, was die Effizienz steigert. Das gleichermaßen wichtig ist, dass diese Ansätze nicht als einmalige Lösungen betrachtet werden, sondern als bereits fest verankerte Bestandteile einer kontinuierlichen Verbesserungskultur.

Die Konsequenzen für den Tag sind eindeutig: Eine klare Struktur und sichtbare Arbeitsabläufe fördern die Mitarbeiterzufriedenheit und erhöhen die Kundenbindung, während sie gleichzeitig langfristige wirtschaftliche Ziele unterstützen. Effektive Workflow-Optimierung ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit für moderne Unternehmen, die sich im Wettbewerb behaupten möchten.

Robert Reseneder – Interim Manager und Mentor
Tel. +49 175 265 6522

Diese Zusammenfassung basiert auf dem Beitrag The Hidden Cost of Disorganized Workflows (and How to Fix Them)
Quelle: Kanban Zone